Procedimiento

1. La Ley 1150 de 2007 en su artículo 3°, referente a la contratación pública electrónica señaló que "la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional." Así mismo indicó que "Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop (.)".

De igual manera señala que el SECOP:

a) Dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos bajo los métodos de selección señalados en el artículo 2° de la presente ley según lo defina el reglamento;

b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía;

c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos (.).

2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del D.N. 1082 de 2015 las publicaciones en el SECOP deberán efectuarse en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

3. Que la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente en su numeral 1.2 "Oportunidad en la publicación de la información en el SECOP" establece que "Las Entidades que aún utilizan el SECOP I están obligadas a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La información registrada por las Entidades en el SECOP II y en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, está disponible en tiempo real en razón a que las actuaciones del Proceso de Contratación tienen lugar electrónicamente a través de dichas plataformas transaccionales. Con respecto a los documentos que no son generados electrónicamente, el SECOP II permite publicarlos a través de un "mensaje público" o como un "documento del proceso", para la publicidad de dichos documentos la Entidad Estatal tiene el plazo de tres días siguientes a su expedición" (Subrayado y negrilla fuera de texto).

De igual manera, en numeral 1.3 "Componentes del SECOP" de la Circular anteriormente enunciada, se señala que:

"Son componentes del Sistema Electrónico de Contratación las siguientes plataformas administradas por Colombia Compra Eficiente:

. SECOP I: Plataforma en la cual las entidades que contratan con cargo a recursos públicos publican los Documentos del Proceso. El SECOP I es una plataforma exclusivamente de publicidad.
. SECOP II: Plataforma transaccional para gestionar en línea todos los Procesos de Contratación, con cuentas para entidades y proveedores; y vista pública para cualquier tercero interesado en hacer seguimiento a la contratación pública.
. Tienda Virtual del Estado Colombiano: Plataforma transaccional de comercio electrónico a través del cual las Entidades Compradoras hacen las transacciones de los Procesos de Contratación para adquirir: (i) bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios; (ii) bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda; y (iii) bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Superficies" .

4. Según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.1 del D.N. 1082 de 2015, y en artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, que modificó el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, entiéndase por días hábiles y horarios laborables únicamente para la expedición y publicación de adendas en la licitación pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 am a 7:00 pm. Así, es posible publicar en horarios y días no hábiles, sin embargo este tiempo NO será computable dentro del proceso.

5. La Circular Externa No. 2 de 2019 de Colombia Compra Eficiente señaló que "las alcaldías capitales de departamento (Administración central) y los departamentos (Administración central) gestionarán todos sus procesos de contratación, exclusivamente en el SECOP ll, a partir del 1 de abril de 2020. Los demás aspectos y contenidos de la Circular Externa No. 1 de 2019 se conservan en los términos indicados allí, y regirán plenamente para estas entidades en la fecha anteriormente indicada".

6. Adicionalmente es preciso informar que de conformidad con el artículo 2.1.1.2.1.8. del Decreto 1081 de 2015 se deben publicar los informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.

RESPONSABLES DE LA GESTIÓN EN LA PLATAFORMA SECOP

La responsabilidad de la gestión de los documentos y procesos en el SECOP se distribuirá así:

1. SECOP I: los documentos que surjan de la etapa precontractual, contractual, postcontractual o de ejecución y liquidación o acta final de cada contrato, independiente del tipo de contratación, será responsabilidad de los funcionarios designados en cada Secretaría o Unidad ejecutora (Titular, Par), o los supervisores y NO estará a cargo de los abogados designados en cada proceso.

2. SECOP II: la creación del proceso, la etapa precontractual y hasta la aprobación las garantías -incluida adiciones, prorrogas y modificaciones- estará a cargo de los Abogados de la Secretaría Jurídica designados en cada proceso. Para los procesos de la Secretaría de Obras Públicas esta actividad la cumple el Abogado (Profesional Universitario) encargado de la contratación.

Nota 1: Los Secretarios de Despacho, Director de la Unidad de Gestión del Riesgo, el Jefe de Oficina de la Unidad de Gestión Rural y El Líder de Programa de Divulgación y Prensa, señalarán mediante oficio el funcionario designado o el supervisor que será encargado de las publicaciones en el SECOP II durante la etapa de ejecución y liquidación del contrato. Oficio que deberá ser enviado a la Secretaria Jurídica con copia a Control Interno.

3. Tienda Virtual del Estado Colombiano: la solicitud de cotización (cuando se requiera), y la colocación de la Orden de Compra -incluida adiciones, prorrogas y modificaciones- estará a cargo de los abogados de la Secretaría Jurídica designados en cada Orden. Para las Ordenes de la Secretaría de Obras Públicas esta actividad la cumple el Abogado (Profesional Universitario) encargado de la contratación. El designado de cada unidad ejecutora deberá cargar los documentos de ejecución y finalización la Orden de Compra. Aplica la nota 1 del numeral 5.2.

4. Tener en cuenta lo siguiente:

A. Las publicaciones se deben realizar en la fecha de su expedición o dentro de los 3 días hábiles los documentos contractuales que deben ser cargados en el SECOP I. Para el SECOP II los documentos generados de forma automática deben ser entregados en forma inmediata, toda vez que es una plataforma transaccional. Ahora bien, cuando los documentos no los arroja la plataforma transaccional se goza con el término de tres días hábiles para su cargue.

B. El funcionario designado o su correspondiente par, los supervisores, los abogados designados, los funcionarios o contratistas enlaces y en general todos los que intervienen en el proceso de contratación, no deben prestar su Usuario ni su Clave de SECOP a ninguna persona, pues estos datos son intransferibles y puede ocasionar riesgos en los procesos contractuales.

C. Todos los funcionarios que manejen la plataforma SECOP deberán conocer y aplicar los términos y condiciones de uso, disponibles en el siguiente link:
https:/www.colombiacompra.gov.co/secop/terminos-y-condiciones

D. En aplicación del numeral 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011 según el cual corresponde a la Agencia Nacional de Contratación Pública "desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop)", los aspectos no tratados en este procedimiento serán resueltos observando, prevalentemente, los Manuales, Guías y Circulares emitidos por la Agencia.

E. En todo proceso en la etapa precontractual las unidades ejecutoras (Secretario de Despacho, el Director Técnico de la UGR) deberán designar el funcionario o contratista enlace que se encargará de suministrar los documentos que deba publicar el abogado designado del proceso.

F. PROCEDIMIENTO SECOP I: Este procedimiento será aplicable para a) los trámites y gestiones en la etapa de ejecución y finalización de los contratos, toda vez que desde el 1 de abril de 2020 el Municipio de Manizales entró en la plataforma del SECOP II; b) para la publicación de convenios o contratos interadministrativos cuando estén involucradas más de dos Entidades Estatales.

G. PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS A TRAVÉS DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: También se podrán adquirir bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda conforme los procedimientos y protocolos establecidos por Colombia Compra Eficiente.

VERSIÓN

FECHA

RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

04/Nov/2014

Se necesita ajustar la versión actual del documento debido a que el acta final y/o de liquidación, SI deben ser publicadas en el SECOP en todos los procesos.

05/May/2016

Se necesita ajustar la versión actual del documento debido a que el acta de iniciación, SI deben ser publicadas en el SECOP en todos los procesos.

09/Jul/2020

Se actualiza la versión actual del documento para ajustarlo al SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano